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檢測(cè)歸檔是檢測(cè)工作直接形成的歷史紀(jì)錄, 具有原始性、記錄性和憑證性。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持久性很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)工作, 是檢測(cè)工作的重要保證, 也是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。規(guī)范、科學(xué)地做好安全檢測(cè)檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作, 對(duì)于全面、真實(shí)、準(zhǔn)確反映實(shí)驗(yàn)室工作活動(dòng)情況, 提高檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理水平具有重要意義。
檢測(cè)檔案管理工作內(nèi)容
實(shí)驗(yàn)室體系文件應(yīng)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容、歸檔程序和注意事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定。檢測(cè)檔案內(nèi)容應(yīng)能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作活動(dòng)情況, 檔案管理工作要規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。
1.1 資料收集和臺(tái)賬管理
檢測(cè)檔案資料包括人員檔案、質(zhì)量體系文件 (質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、受控記錄表格) 、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、儀器設(shè)備檔案、原始記錄和檢測(cè)報(bào)告、收發(fā)文件、證書(shū)類以及電子檔案等。各部門責(zé)任人要及時(shí)收集和匯總檔案資料, 統(tǒng)一交檔案室, 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的接收, 按交檔部門登記造冊(cè), 記錄資料內(nèi)容、交接時(shí)間, 交接雙方簽字確認(rèn),形成臺(tái)賬。
1.2 資料整理和保存
正式歸檔前, 檔案管理員對(duì)所有資料進(jìn)行分類、標(biāo)識(shí)、編目和保存。歸檔材料一般分為體系文件、文書(shū)文件、技術(shù)文件和行政管理文件四大類;按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對(duì)所有文件要按類別、歸檔順序號(hào)進(jìn)行編目, 分別存放在檔案柜內(nèi), 受控文件要加蓋受控章。
1.3 檔案發(fā)放、借閱和回收
實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)簽批體系文件后, 由檔案管理員負(fù)責(zé)分發(fā)給各部門和人員;受控文件丟失, 由相關(guān)人員提出書(shū)面申請(qǐng), 經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后, 由檔案管理員補(bǔ)發(fā), 并注銷原分發(fā)號(hào), 給予新分發(fā)號(hào)。實(shí)驗(yàn)室文件和信函發(fā)放前, 經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后, 檔案管理員復(fù)印, 按相應(yīng)范圍分發(fā), 原件歸檔。一般性文件借閱須填寫(xiě)《文件資料借閱表》, 經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后, 由檔案管理員發(fā)放, 重要文件資料或保密性文件的借閱, 經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能發(fā)放。
檔案管理員負(fù)責(zé)所有分發(fā)文件資料的回收工作, 做好相關(guān)記錄。
1.4 檔案作廢和銷毀
為確保實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的各環(huán)節(jié)或各場(chǎng)所使用的文件資料為最新和有效版本, 檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性, 對(duì)于已過(guò)保存期限或失效的文件資料及時(shí)申請(qǐng)作廢或銷毀。對(duì)于已經(jīng)作廢, 但仍有使用價(jià)值的文件資料要加蓋“失效”和“留存”章, 與有效文件資料分開(kāi)存放。文件的作廢和銷毀須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
1.5 檔案的安全管理
檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的安全工作, 包括環(huán)境安全和技術(shù)安全。環(huán)境安全包括防潮、防火、防盜等, 電子文件還要做好防磁、防靜電等工作;技術(shù)安全, 例如, 防止篡改任何歸檔文件資料內(nèi)容, 特別是受控文件資料;一般文件未經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得借閱、復(fù)制;重要文件或保密文件未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得查閱使用, 嚴(yán)禁外借。
檢測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題
大多數(shù)管理者認(rèn)為檢測(cè)行業(yè)主要工作就是檢測(cè)業(yè)務(wù), 工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負(fù)責(zé)。由于檔案管理工作長(zhǎng)期得不到重視，檔案管理工作普遍存在以下問(wèn)題, 從而影響管理水平的提高。
2.1 管理意識(shí)淡薄, 制度落實(shí)不到位
由于業(yè)務(wù)量不斷增大, 檢測(cè)工作日益繁重，長(zhǎng)期以往, 從管理者到一般崗位工作人員, 對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠重視。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》對(duì)于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用, 以及崗位職責(zé)和工作程序都有明確規(guī)定, 但在實(shí)際工作中可能并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行, 檔案管理工作并沒(méi)有真正落到實(shí)處。
2.2 設(shè)施條件較差, 管理手段落后
檔案資料對(duì)于存放環(huán)境和設(shè)施設(shè)備有一定的要求, 但有些檢測(cè)檔案管理工作往往沒(méi)有納入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃, 日后修修補(bǔ)補(bǔ), 造成檔案存放空間不足或布局凌亂, 缺少必要的環(huán)境控制設(shè)施和設(shè)備等, 影響了檔案資料的質(zhì)量和檔案管理工作的開(kāi)展。此外, 歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成, 技術(shù)水平不高,工作量大,容易造成錯(cuò)漏, 文件資料查找和信息利用比較困難。
2.3 人員素質(zhì)較差, 管理范圍不明確
作為專業(yè)房屋質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu), 對(duì)于檔案管理員專業(yè)知識(shí)要求比較全面, 例如, 標(biāo)準(zhǔn)材料, 檢測(cè)任務(wù)資料、儀器設(shè)備檔案、試劑耗材檔案的整理,都要求檔案管理員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí), 否則很難對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定和分類, 影響檔案管理工作的質(zhì)量。目前, 專業(yè)知識(shí)普遍比較低, 造成管理范圍不明確;而且往往一人多職, 專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足, 缺少工作思考, 缺乏創(chuàng)新和動(dòng)力。
2.4 只注重檔案存放, 檔案開(kāi)發(fā)利用較少
由于管理意識(shí)不強(qiáng), 檢測(cè)業(yè)務(wù)工作繁重, 檔案管理一般只是簡(jiǎn)單地將檔案資料收集、整理、存放, 檢測(cè)人員需要時(shí)也只是查閱現(xiàn)行檢測(cè)技術(shù)文件和標(biāo)準(zhǔn), 所有檔案資料到了保存期限或失效時(shí), 就直接將其申請(qǐng)?zhí)幚?/span>, 并沒(méi)有體現(xiàn)檔案資料的任何價(jià)值作用, 非?？上?。
檔案管理是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分, 上海砼測(cè)作為專業(yè)性很強(qiáng)的檢測(cè)機(jī)構(gòu), 要根據(jù)行業(yè)特性將檔案管理工作納入整個(gè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃。從增強(qiáng)管理意識(shí), 提高人員素質(zhì), 完善基礎(chǔ)條件, 提升管理手段和加強(qiáng)檔案資源利用五個(gè)方面入手, 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和制度化建設(shè),不斷提高檔案管理工作水平。
