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檢測歸檔是檢測工作直接形成的歷史紀錄, 具有原始性、記錄性和憑證性。檔案管理工作是一項基礎性、持久性很強的專業(yè)技術工作, 是檢測工作的重要保證, 也是實驗室管理工作的重要組成部分。規(guī)范、科學地做好安全檢測檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作, 對于全面、真實、準確反映實驗室工作活動情況, 提高檢測實驗室管理水平具有重要意義。
檢測檔案管理工作內(nèi)容
實驗室體系文件應對檔案管理工作內(nèi)容、歸檔程序和注意事項進行明確規(guī)定。檢測檔案內(nèi)容應能真實、準確地反映實驗室檢測工作活動情況, 檔案管理工作要規(guī)范、準確、及時。
1.1 資料收集和臺賬管理
檢測檔案資料包括人員檔案、質(zhì)量體系文件 (質(zhì)量手冊、程序文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、受控記錄表格) 、標準法規(guī)、儀器設備檔案、原始記錄和檢測報告、收發(fā)文件、證書類以及電子檔案等。各部門責任人要及時收集和匯總檔案資料, 統(tǒng)一交檔案室, 檔案管理員負責檔案資料的接收, 按交檔部門登記造冊, 記錄資料內(nèi)容、交接時間, 交接雙方簽字確認,形成臺賬。
1.2 資料整理和保存
正式歸檔前, 檔案管理員對所有資料進行分類、標識、編目和保存。歸檔材料一般分為體系文件、文書文件、技術文件和行政管理文件四大類;按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對所有文件要按類別、歸檔順序號進行編目, 分別存放在檔案柜內(nèi), 受控文件要加蓋受控章。
1.3 檔案發(fā)放、借閱和回收
實驗室領導簽批體系文件后, 由檔案管理員負責分發(fā)給各部門和人員;受控文件丟失, 由相關人員提出書面申請, 經(jīng)質(zhì)量負責人批準后, 由檔案管理員補發(fā), 并注銷原分發(fā)號, 給予新分發(fā)號。實驗室文件和信函發(fā)放前, 經(jīng)中心領導批準后, 檔案管理員復印, 按相應范圍分發(fā), 原件歸檔。一般性文件借閱須填寫《文件資料借閱表》, 經(jīng)相關業(yè)務部門負責人批準后, 由檔案管理員發(fā)放, 重要文件資料或保密性文件的借閱, 經(jīng)實驗室領導或質(zhì)量負責人批準后才能發(fā)放。
檔案管理員負責所有分發(fā)文件資料的回收工作, 做好相關記錄。
1.4 檔案作廢和銷毀
為確保實驗室體系運行的各環(huán)節(jié)或各場所使用的文件資料為最新和有效版本, 檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性, 對于已過保存期限或失效的文件資料及時申請作廢或銷毀。對于已經(jīng)作廢, 但仍有使用價值的文件資料要加蓋“失效”和“留存”章, 與有效文件資料分開存放。文件的作廢和銷毀須經(jīng)技術負責人批準。
1.5 檔案的安全管理
檔案管理員負責檔案資料的安全工作, 包括環(huán)境安全和技術安全。環(huán)境安全包括防潮、防火、防盜等, 電子文件還要做好防磁、防靜電等工作;技術安全, 例如, 防止篡改任何歸檔文件資料內(nèi)容, 特別是受控文件資料;一般文件未經(jīng)相關負責人批準不得借閱、復制;重要文件或保密文件未經(jīng)實驗室領導或技術負責人批準不得查閱使用, 嚴禁外借。
檢測檔案管理存在的問題
大多數(shù)管理者認為檢測行業(yè)主要工作就是檢測業(yè)務, 工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負責。由于檔案管理工作長期得不到重視，檔案管理工作普遍存在以下問題, 從而影響管理水平的提高。
2.1 管理意識淡薄, 制度落實不到位
由于業(yè)務量不斷增大, 檢測工作日益繁重，長期以往, 從管理者到一般崗位工作人員, 對于檔案管理工作缺乏足夠重視。實驗室質(zhì)量體系文件中的《質(zhì)量手冊》《程序文件》和《作業(yè)指導書》對于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用, 以及崗位職責和工作程序都有明確規(guī)定, 但在實際工作中可能并沒有嚴格執(zhí)行, 檔案管理工作并沒有真正落到實處。
2.2 設施條件較差, 管理手段落后
檔案資料對于存放環(huán)境和設施設備有一定的要求, 但有些檢測檔案管理工作往往沒有納入實驗室建設統(tǒng)一規(guī)劃, 日后修修補補, 造成檔案存放空間不足或布局凌亂, 缺少必要的環(huán)境控制設施和設備等, 影響了檔案資料的質(zhì)量和檔案管理工作的開展。此外, 歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成, 技術水平不高,工作量大,容易造成錯漏, 文件資料查找和信息利用比較困難。
2.3 人員素質(zhì)較差, 管理范圍不明確
作為專業(yè)房屋質(zhì)量檢測機構(gòu), 對于檔案管理員專業(yè)知識要求比較全面, 例如, 標準材料, 檢測任務資料、儀器設備檔案、試劑耗材檔案的整理,都要求檔案管理員具備相應的專業(yè)知識, 否則很難對檔案資料進行準確鑒定和分類, 影響檔案管理工作的質(zhì)量。目前, 專業(yè)知識普遍比較低, 造成管理范圍不明確;而且往往一人多職, 專項管理經(jīng)驗不足, 缺少工作思考, 缺乏創(chuàng)新和動力。
2.4 只注重檔案存放, 檔案開發(fā)利用較少
由于管理意識不強, 檢測業(yè)務工作繁重, 檔案管理一般只是簡單地將檔案資料收集、整理、存放, 檢測人員需要時也只是查閱現(xiàn)行檢測技術文件和標準, 所有檔案資料到了保存期限或失效時, 就直接將其申請?zhí)幚?/span>, 并沒有體現(xiàn)檔案資料的任何價值作用, 非常可惜。
檔案管理是檢測實驗室管理工作的重要組成部分, 上海砼測作為專業(yè)性很強的檢測機構(gòu), 要根據(jù)行業(yè)特性將檔案管理工作納入整個實驗室建設統(tǒng)一規(guī)劃。從增強管理意識, 提高人員素質(zhì), 完善基礎條件, 提升管理手段和加強檔案資源利用五個方面入手, 推進檔案管理規(guī)范化和制度化建設,不斷提高檔案管理工作水平。
